Moderne Controlling Lösungen dürfen nicht mit einfachen
Kostenrechnungen eines Spezialteams von Buchhaltern verwechselt werden.
Controlling bezeichnet einen periodisch sich wiederholenden Prozess,
bei dem ein Unternehmen systematisch wichtige Zielsetzungen plant,
das Erreichte analysiert, relevante Mitarbeiter informiert und Entscheidungsträger
mit gezielten Informationen unterstützt.
APMC bietet Projektmanagement-Dienstleistungen bei der Definition
und Planung der Zielsetzungen, sowie der Implementierung der Controlling
Lösung.
A. Definition der Zielsetzungen
Für die ersten Schritte in der Integration einer Controlling
Lösung (ICS) sind das Top-Management oder APMC Berater, welche
an das Top-Management rapportieren, verantwortlich. Dabei ist vor
allem wichtig, dass die Grundstruktur der Lösung, d.h. vor
allem eine Liste zentraler, die Strategie des Unternehmens reflektierende
Indikatoren erstellt wird. Es ist sehr wichtig, dass das Top-Management
hier nicht durch den Eindruck fehlgeleitet wird, die kritischen
Erfolgsfaktoren des Unternehmens seien den Mitarbeitern schon klar.
Die Indikatoren und deren Definition sollen die wirklich zentralen
Aspekte der Unternehmensstrategie zum Ausdruck bringen. Nebensächliche
Datengruppen sollten von Anfang an eliminiert werden. Die Qualität
der Liste und Definitionen von Indikatoren in dieser Phase können
für den weiteren Projekterfolg entscheidend sein.
B. Planung der detaillierten Projektschritte
Um spätere Anpassungskosten möglichst zu reduzieren ist
es wichtig, interne Spezialisten und Meinungsmacher in das Projektteam
zu integrieren und diesen Angestellten auch eine gewisse Entscheidungsmacht
betreffend Projektdetails zuzugestehen. Die zwei wichtigsten Meilensteine
in dieser Phase sind:
- Die Wahl von möglichst benutzerfreundlichen IT-Systemen
- Das definitive Vereinbaren von Indikatoren und deren Definitionen.
Erfahrungsgemäss gibt es selbst bei den einfachsten Kennzahlen
nie Definitionen, welche über alle Zweifel erhaben sind.
Daher ist hier ein pragmatischer Ansatz zu wählen und die
bestmöglich Definition als verbindlich für alle zu erklären.
In dieser Phase arbeiten APMC Projektmanager auch aktiv bei der
Erstellung detaillierter Projektpläne mit und helfen, die Projektziele
bei möglichst vielen Anlässen verständlich zu kommunizieren.
C. Implementierung: Planungsmodul
Die erste Implementierungsphase eines ICS-Projektes ist normalerweise
das Aufsetzen eines funktionierenden Budgetierungs- und Planungsprozesses.
Dieser ist meistens unterteilt in Budgetierung für das kommende
Jahr, 3-Jahres-Planung, sowie laufenden Prognosen für das Erreichen
der Zielsetzungen des aktuellen Jahres.
Wichtig in dieser Phase ist die Einführung einer “Planungskultur“,
d.h. der Fähigkeit aller Beteiligten die Möglichkeiten
des Unternehmens zu verstehen und konkret vorauszudenken. Planung
und Budgetierung ist normalerweise von der Approximation hoher Erwartungen
seitens von Top-Managern und konservativen Zugeständnissen
deren Mitarbeiter geprägt. Normalerweise müssen beide
Parteien einen Lernprozess akzeptieren, der idealerweise dazu führt,
dass Budget- und Planungssitzungen von beiden Parteien als konstruktive
Zusammenarbeit verstanden werden.
D. Implementierung: Reporting
Wie auch schon bei der Implementierung der Planungskomponente einer
Controlling Lösung unterstützt APMC Klienten vor allem
darin, konstruktive Workshops durchzuführen und beim Sicherstellen,
dass die gefragten Daten in optimaler Qualität rechtzeitig
rapportiert werden.
Während den z.B. monatlichen Reporting Zyklen wird Erreichtes
mit den ursprünglichen Budgets und Plänen verglichen.
Dabei sollten verantwortliche Leiter von Geschäftseinheiten
auch weiterführende Erklärungen zu Stärken, Schwächen,
Möglichkeiten und Gefahren abgeben, um ihren Vorgesetzen optimale
Entscheidungsgrundlagen zu ermöglichen.
Normalweise werden dabei negative Abweichungen mit schwierigen Marktbedingungen
und positive Resultate mit überdurchschnittlicher Managementperformance
begründet. Es ist dann Aufgabe des Top-Managements diese Informationen
kritisch zu beurteilen und über die weitere Schritte zu entscheiden.
E. Mehrwert schaffen
Top-Manager träumen manchmal von totaler Transparenz über
alle möglichen Aktivitäten ihres Unternehmens. Die Controlling-Lösungen
bereiten hunderte von Indikatoren und tausende von Zahlen jeden
Monat auf. Doch dann sind Manager viel zu beschäftigt, um sich
mit den Details so vieler Daten zu beschäftigen; insbesondere
wenn die monatlichen Berichte auch noch komplex und/oder nur für
Spezialisten aufgebaut sind. Hunderte Manntage werden im Sammeln,
Ausarbeiten, Eingeben und Evaluieren von Daten investiert und wenig
wird daraus gewonnen.
APMC stellt sicher, dass Controlling Lösung wirklich einen
Mehrwert generieren. Berichte zuhanden des Managements werden auf
die jeweiligen Bedürfnisse massgeschneidert. Ausschlaggebend
ist dabei, dass die relevanten Informationen filtriert werden und
jeden Monat idealerweise so präsentiert werden, dass schon
mit einem oder zwei Blicken die wichtigsten Fragen für Entscheidungsträger
angesprochen werden.
