Die Implementierung eines Projektes mittleren oder grösseren Umfanges sollte stets mit Pilot- oder Testphasen beginnen. Die optimalen internen oder externen Kunden, welche in diese Tests involviert werden sollten, sind die Meinungsmacher oder allgemeiner formuliert: Referenzkunden. Stehen diese Kundengruppen hinter dem Projekt, wird die oft viel breitere Basis mit grosser Wahrscheinlichkeit leicht folgen.
Die Wichtigkeit von Testphasen wird von Mitarbeitern häufig unterschätzt. "Daily Operations" oder der Versuch, kurzfristig Arbeit zu reduzieren, können dazu führen, dass Tests nicht die nötige Aussagekraft vermitteln. Darin besteht allerdings ein grosses Risiko, denn die Anpassungskosten eines Systems, wenn einmal eine breite Nutzerzahl involviert ist, können enorm sein. Deshalb sollten Projektleiter sicherstellen, dass alle Tests wirklich seriös und umfassend durchgeführt werden.
Möglicherweise sollten dabei auch Senior Managers und die Projektleiter selbst in dieser Phase eingebunden werden: man verstehe den Kundennutzen oft besser, wenn man sein eigener Kunde ist.

Nach den Pilotphasen folgt die gesamtheitliche Implementierung. Diese ist normalerweise die intensivste Phase eines Projektes: abstrakte Pläne müssen in konkreten Prozessen oder Produkten realisiert werden. Die Hauptrolle der Projektleiter in dieser Phase besteht in der Kommunikation. Die wichtigste Zielsetzung: Projektakzeptanz bei allen Mitarbeitern. Dafür organisieren APMC Projektmanager Workshops, periodische Sitzungen und Updates für das Steuerungsausschuss und sorgen dafür, dass wichtige Senior Managers involviert werden, um dem Projekt das nötige Gewicht zu verleihen.

Eine andere wichtige Aufgabe des Projektleiters in dieser Phase ist die Unterstützung aller Beteiligten. Im Falle grosser Projekte mit hunderten von Beteiligten ist die Aufsetzung einer professionellen mehrstufigen Support-Struktur mit funktionellen und technischen Experten ein Muss. Ein Projektleiter muss hier ein koordinierende Funktion ausüben und sicherstellen, dass die Helpdesks für Fragen jeder Art genügend vorbereitet sind.

Während der Implementierungsphase hält ein Projektmanager oft auch „diplomatische Funktionen“ zwischen Kader und Mitarbeiter inne. Während das Kader dazu tendiert, zuviel zu verlangen, tendieren Mitarbeiter oft dazu, Ihr Arbeitspensum zu reduzieren. Dieser Interessenskonflikt erfordert seitens des Projektleiters verschiedene Soft-Skills, die ihm erlauben, die jeweils bessere Position zu verteidigen. Der Fokus sollte hier jedenfalls immer darauf gerichtet sein, die besten Lösungen zu finden.